Canadian Society of Zoologists - Société canadienne de zoologie

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Déclaration de confidentialité
Société canadienne de zoologie

Version originale : 3 décembre 2006 (traduite janvier 2011)

Notre Politique sur la protection des renseignements personnels

La Société canadienne de zoologie (SCZ, la Société ou nous) s'engage à contrôler la collecte, l'utilisation et la divulgation des Renseignements personnels fournis par ses membres.

Cette Déclaration de confidentialité est une version simplifiée de la Politique sur la protection des renseignements personnels de la SCZ.

La Politique sur la protection des renseignements personnels de la SCZ se veut conciliante avec les lois provinciales et fédérales incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Un résumé des dix principes des pratiques équitables de partage de l'information, adoptés par la Politique sur la protection des renseignements personnels de la SCZ, est inclus à la fin de cette Déclaration de confidentialité. Une copie complète de la Politique de la protection de la vie privée de la SCZ est disponible sur demande à partir du site Internet de la SCZ.

Lorsque vous commandez avec la SCZ, ou tout autre agent nous représentant, vous êtes protégé par les droits et garanties retrouvés dans la Politique sur la protection des renseignements personnels de la SCZ. (Appuyez ici pour télécharger le document complet sur la Politique sur la protection des renseignements personnels de la SCZ en format PDF.)

Que sont les Renseignements personnels?

Les Renseignements personnels sont les renseignements concernant un individu identifiable tel que le nom, l'adresse résidentielle ou au travail, l'adresse de courrier électronique, votre statut de membre, vos abonnements à des revues, votre crédit et votre registre de vos transactions, des services et de vos plaintes enregistrés.

Les Renseignements personnels sont recueillis par la SCZ seulement lorsque vous décidez de nous les fournir tel que lors de votre adhésion ou renouvellement du statut de membre à la SCZ ou lors d'abonnement à une revue par notre boutique en ligne.

L'information publique disponible, telle que le registre public indiquant votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse de courrier électronique, n'est pas considérée comme des Renseignements personnels.

Collecte et utilisation des Renseignements personnels

La SCZ recueille et utilise vos Renseignements personnels principalement pour l'adhésion ou le renouvellement du statut de membre, pour maintenir un registre historique de la CSZ, pour vous fournir les services associés au statut de membre au sein de notre Société (tels que la livraison électronique de bulletin de vote pour les élections annuelles de SCZ, de copies imprimées ou électroniques des communications de la SCZ ou des comités organisateurs locaux des conférences annuelles) et pour vous fournir les communications d'un tiers en particulier.

Vos Renseignements personnels sont utilisés pour communiquer avec vous à propos de votre statut de membre et pour vous faire parvenir l'information concernant les activités de la SCZ. Vous avez toujours l'option de ne pas partager ces renseignements avec des tiers.

La SCZ peut aussi vous contacter à certains moments afin d'effectuer un sondage dans le but d'améliorer constamment les bénéfices de ses membres.

La SCZ ne vendra, ne louera ou n'échangera pas vos Renseignements personnels à un tiers. La SCZ peut cependant révéler de l'information aux Agences gouvernementales si nécessaire, lorsque demandée par la Loi canadienne.

L'information anonyme ou non personnelle recueillie par la SCZ par leur site Internet peut être utilisée pour des raisons techniques, de recherche et d'analyses. L'information recueillie lors de sondages, dans des bases de données existantes et dans les archives publiques peut être utilisée par la SCZ afin d'analyser les statuts de membres et développer/améliorer les bénéfices des membres.

La SCZ ne demandera de Renseignements personnels que lorsqu'ils sont requis. Lorsque nous vous demandons des renseignements, nous vous expliquerons la raison de cette demande et ce que nous allons faire de ceux-ci.

Nous vous demanderons votre consentement pour la collecte, l'utilisation et la divulgation des Renseignements personnels comme demandé par la Législation canadienne relative à la protection de la vie privée. Vous pouvez refuser le consentement à la cueillette, l'utilisation ou la divulgation de l'information vous concernant étant sujette à des exigences égales et contractuelles. Vous pouvez aussi renoncer à la cueillette, l'utilisation et la divulgation de l'information vous concernant à tout moment en nous donnant un avis raisonnable. Si nos intentions de divulgation ou d'utilisation de l'information changent, vous serez avisé en conséquence.

Vos Renseignements personnels ne seront pas utilisés pour toute autre raison sans votre consentement.

Communication de renseignements

La SCZ peut communiquer vos Renseignements personnels aux comités organisateurs des conférences annuelles et certains tiers, qui agissent comme agents, fournisseurs ou fournisseurs de services intérimaires, afin d'augmenter notre efficacité à vous fournir les produits et services que vous nous avez demandés. Nous fournirons des Renseignements personnels à des fournisseurs tiers seulement lorsque nécessaires. Les renseignements fournis aux tiers ne seront qu'utilisés aux fins spécifiées et sont sujets à des termes stricts de confidentialité.

Exactitude

La SCZ tentera de garantir que les renseignements vous concernant sont exacts, complets et mis à jour. Les membres de la SCZ sont cependant responsables de nous informer de changements dans le nom, l'adresse ou tout autre renseignement. Si vous avez des questions à propos des renseignements que vous nous avez transmis, nous vous donnerons accès à ces renseignements afin de les vérifier. Si nous avons transmis des renseignements erronés à un tiers, nous nous chargerons de lui transmettre les renseignements corrigés.

Sécurité

La SCZ s'engage à protéger votre vie privée. Des mesures de sécurité, telles que des armoires fermées à clé, l'accès restreint, l'utilisation de mots de passe et les données codées, sont utilisées pour assurer un niveau raisonnable de sécurité contre la perte ou le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation et la modification de vos Renseignements personnels. Toute personne ayant accès à vos Renseignements personnels sera formée afin de respecter votre vie privée à tout moment et devra utiliser vos Renseignements personnels seulement en respectant la Politique sur la protection des renseignements personnels de la SCZ et des lois applicables.

Accessibilité

Si vous avez des questions à propos de la collecte, l'utilisation ou la divulgation des Renseignements personnels par la SCZ ou si vous désirez savoir si nous avons des Renseignements personnels vous concernant dans nos dossiers, contactez notre Agent de la protection de la vie privée. À l'exception de circonstances limitées, comme décrites dans la Législation canadienne de la protection de la vie privée, la SCZ peut vous donner accès à vos Renseignements personnels et vous fournir un rapport concernant les renseignements transmis à des tiers.

La SCZ refusera l'accès aux Renseignements personnels à votre sujet que pour les circonstances permises ou requises par la Législation canadienne. Si la SCZ vous refuse l'accès à vos renseignements, les raisons de ce refus vous seront transmises si vous le demandez. Les exceptions peuvent inclure des renseignements qui contiennent des références à d'autres individus, de l'information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou commerciales et de l'information qui est sujette à des privilèges procureur-client ou un litige. La SCZ répondra à vos demandes pour l'accès à l'information conformément à la Législation canadienne sur la vie privée.

Questions ou préoccupations

Si vous avez des questions ou des préoccupations par rapport à vos Renseignements personnels détenus par la SCZ ou à propos de la conformité de la SCZ avec la Politique de protection des renseignements personnels de la SCZ, veuillez contacter notre Agent de la protection de la vie privée. Les renseignements pour contacter votre Agent de la protection de la vie privée peuvent être trouvés sur le site Internet.

La SCZ suit des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou demandes à propos du traitement des Renseignements personnels. Nous pouvons vous décrire ces procédures si vous en faites la demande.

Si vous n'êtes pas satisfait par la réponse de notre Agent de la protection de la vie privée suite à une plainte, vous avez accédé à des recours additionnels tel qu'indiqué dans la Législation canadienne sur protection de la vie privée. Pour plus d'information, veuillez contacter le Commissaire à la protection de la vie privée provincial ou fédéral. Leurs coordonnées sont indiquées sur notre site Internet.

Dix principes équitables du partage de l'information

Principe 1 – Responsabilité
La SCZ est responsable des Renseignements personnels sous son contrôle et désignera un ou plusieurs individus qui seront responsables de la conformité de la Société à l'aide des procédures et principes établis par la Politique de protection de la vie privée de la SCZ.

Principe 2 – Identifier la fonction
La SCZ identifiera la fonction pour laquelle les Renseignements personnels seront collectés avant et pendant la collecte. Les fonctions pour lesquelles l'information est collectée, utilisée ou divulguée par la SCZ doivent être jugées appropriées par une personne raisonnable pour lesdites circonstances.

Principe 3 – Consentement
La connaissance et le consentement de l'individu sont requis pour la collecte, l'utilisation et la divulgation des Renseignements personnels, sauf là où le consentement n'est pas nécessaire d'après la Législation canadienne sur la protection de la vie privée.

Principe 4 – Limiter la collecte
La SCZ limitera sa collecte de Renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour les fonctions identifiées par la Société. Les Renseignements personnels seront collectés par des moyens justes et légitimes.

Principe 5 – Limiter l'utilisation, la divulgation et la rétention
Les Renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués pour d'autres fonctions que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf dans le cas d'un consentement de l'individu ou tel que requis par la Loi canadienne. Les Renseignements personnels seront retenus seulement lorsque nécessaires pour compléter les fonctions pour lesquelles elles ont été collectées.

Principe 6 – Exactitude
Les Renseignements personnels seront exacts, complets et mis à jour d’après les exigences requises pour les fonctions pour lesquelles l'information est utilisée.

Principe 7 – Garanties
Les Renseignements personnels seront protégés par les garanties sécurisées qui sont appropriées à l'importance de l'information.

Principe 8 – Transparence
La SCZ rendra disponible l'information spécifique à propos de ses conditions et pratiques reliées à la gestion des Renseignements personnels.

Principe 9 – Accès individuel
Suite à une demande, un individu sera informé de l'existence, l'utilisation et la divulgation de ses Renseignements personnels et aura accès à cette information à l'exception ou la SCZ est dans le droit ou l'obligation de ne pas divulguer l'information à un individu ou un employé. Si un renseignement est inexact ou incomplet, tout membre devrait être capable de le faire modifier.

Principe 10 – Vérifier la conformité
Un individu devrait pouvoir vérifier la conformité des principes de la Politique de protection de la vie privée de la SCZ auprès d’un Agent de protection de la vie privée.

Révisions

6 juin 2007, traduit janvier 2011
18 juin 2007, traduit janvier 2011